Leitfaden zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank

Zur Nutzung der VDB orientieren Sie sich bitte an folgendem Leitfaden.
(An dieser Stelle möchten wir uns bei DATEV, der BRAK und der RAK München bedanken, die diesen Leitfaden erstellt und uns freundlicherweise zur Verfügung gestellt haben.)

1. Mandantenvollmachten einholen

Holen Sie von Ihrem Mandanten eine Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen (Mandantenvollmacht) ein. Verwenden Sie dafür bitte ausschließlich das standardisierte Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums (Hinweise bzgl. des ab 02.08.2016 neuen Formulars finden Sie auch im DATEV-Dokument Nr. 1070515). Beachten Sie hierzu auch das Beiblatt und die Hinweise für den Vollmachtgeber. Die Verwendung dieses amtlichen Vollmachtsformulars ist unabdingbare Voraussetzung für die elektronische Übermittlung von Vollmachtsdaten mittels Vollmachtsdatenbank an die Finanzverwaltung. Darüber hinaus benötigen Sie von Ihrem Mandanten noch die Angabe von Finanzamt, Bundesland und Steuernummer. Alternativ zu letzterem die Nummer des zuständigen Finanzamts.  
Bitte bewahren Sie das unterzeichnete Vollmachtsformular in Papierform in Ihrer Anwaltskanzlei auf. Die Finanzverwaltung kann stichprobenartig das Vorhandensein der unterschriebenen Mandantenvollmachten prüfen.  Eine Bekanntgabevollmacht kann über das Vollmachtsformular bislang noch nicht elektronisch erfasst werden und muss daher derzeit noch in Papierform an die Finanzverwaltung übermittelt werden.
Das unterzeichnete Mandantenvollmachtformulars muss nicht an die Rechtsanwaltskammer Tübingen übersendet werden.

Hinweis: Zur effizienten Nutzung der Vollmachtsdatenbank sollte Ihr Mandant der Erteilung von Untervollmachten für Mitarbeiter Ihrer Kanzlei zustimmen. Stellen Sie sicher, dass das Kästchen „Untervollmachten“ auf dem Vollmachtsformular bereits angekreuzt ist, bevor Sie ihm das Formular zur Unterschrift vorlegen.

2. Zugangsmedium beantragen und identifizieren

Bei jedem Zugang zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Tübingen müssen Sie sich über ein Zugangsmedium autorisieren. Dieses kann entweder eine bei der RAK Tübingen zu beantragende VDB-Zugangskarte (a) oder, sofern Sie DATEV-Mitglied sind, Ihre DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) (b) sein.

(a) Zur Beantragung einer VDB-Zugangskarte füllen Sie bitte dieses Antragsformular aus und schicken Sie es an die Rechtsanwaltskammer Tübingen. In diesem Zusammenhang stimmen Sie der Verwendung Ihrer erforderlichen Berufsregisterdaten für die Vollmachtsdatenbank zu.
Wichtig: Bitte beachten Sie darüber hinaus, dass zwischen Ihnen und der RAK Tübingen die Bedingungen für SmartCards der DATEV eG entsprechend gelten.
Die VDB-Zugangskarte geht Ihnen per Post zu. Da die Finanzverwaltung aus Sicherheitsgründen bei jedem Abruf von Steuerdaten die Signatur der verwendeten Zugangskarte abfragt, ist eine Identifizierung als rechtmäßiger Karteninhaber bei der DATEV erforderlich. Sie erhalten das entsprechende Identifizierungsformular zusammen mit Ihrer VDB -Zugangskarte. Bitte senden Sie das Identifizierungsformular unterschrieben an die DATEV zurück. Mit separater Post erhalten Sie zudem eine Transport-PIN, welche Sie nach einmaligem Ändern, bei jeder Anmeldung zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Tübingen eingeben müssen.

(b) Sollten Sie bereits über eine DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) verfügen, können Sie diese alternativ als Zugangsmedium zur Vollmachtsdatenbank bei der Rechtsanwaltskammer Tübingen registrieren lassen („freischalten“). Das entsprechende Registrierungsformular finden Sie hier. Stimmen Sie der Verwendung Ihrer erforderlichen Registerdaten für Zwecke der Vollmachtsdatenbank zu und schicken Sie bitte das ausgefüllte Registrierungsformular an die auf dem Formular angegebene Adresse der Rechtsanwaltskammer Tübingen. Aus Sicherheitsgründen überprüft die Finanzverwaltung auch hier die Identität der verwendeten Karte. In der Regel werden Sie Ihre DATEV SmartCard bereits identifiziert haben. Sind Sie sich nicht mehr sicher oder ist eine Identifizierung noch nicht erfolgt, schauen Sie bitte hier.

Die Verwendung Ihrer Berufsregisterdaten ist erforderlich, um gegenüber der Finanzverwaltung sicherzustellen, dass Sie tatsächlich als Rechtsanwalt bestellt sind. Änderungen Ihrer Daten sollten Sie aus diesem Grund zeitnah der Rechtsanwaltskammer Tübingen mitteilen, damit diese im Berufsregister eingetragen und in die Vollmachtsdatenbank übernommen werden können.  


Die Rechtsanwaltskammer Tübingen erhebt für die Ausstellung bzw. Registrierung folgender Zugangsmedien für ihre Mitglieder keine Gebühren:

  • Beantragung einer VDB-Zugangskarte. Die Materialkosten (4,43 € zzgl. USt bei Erstantrag bzw. 17,70 € zzgl. USt bei Kartenverlust) trägt jedoch der Antragsteller.
  • Registrierung DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger).


Der Kreis der Personen, die eine VDB-Zugangskarte beantragen bzw. Ihre DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) registrieren können, ist aus rechtlichen und organisatorischen Gründen auf folgende natürliche Personen beschränkt:

  • RA/StB/WP/vBP in Einzelpraxis mit Sitz in Deutschland
  • Sozien (RA/StB/WP/vBP) einer Sozietät
  • Partner (RA/StB/WP/vBP) einer Partnerschaftsgesellschaft
  • Niederlassungsleiter (RA/StB/WP/vBP) von Berufsgesellschaften (für ihre Niederlassung)
  • Gesetzliche Vertreter von Berufsgesellschaften (auch Nichtberufsträger)

Angestellte RA/StB/WP/vBP können weder eigene VDB-Zugangskarte erhalten noch eine DATEV SmartCard für Berufsträger (alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger) „freischalten“ lassen. Diesen Personen kann allerdings in der Vollmachtsdatenbank-Anwendung eine Untervollmacht zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank erteilt werden, sofern der Mandant der Erteilung von Untervollmachten auf der Mandantenvollmacht zugestimmt hat (siehe Hinweis unter Schritt 1).  

3. Technische Anforderungen sicherstellen

Folgende technische Voraussetzungen sind für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank der Rechtanwaltskammer Tübingen sicherzustellen:

  • internetfähiger PC mit Internet Explorer als Browser (nähere Informationen finden Sie unter FAQ > Frage 17)
  • handelsübliches Smartcard Lesegerät (Ausführliche Informationen zu verwendbaren Smartcard Lesegeräten finden Sie hier.)
  • DATEV Sicherheitspaket pro (bei DATEV Kunden mit lokalen Installationen bereits installiert) oder DATEV Sicherheitspaket compact (Nicht-DATEV Kunden). Letzteres können Sie hier kostenlos herunterladen. Sehen Sie hierzu auch das Video.

Bitte stellen Sie bei jedem Zugriff auf die Vollmachtsdatenbank sicher, dass Ihre VDB-Zugangskarte  bzw. Ihre DATEV SmartCard für Berufsträger in Ihrem angeschlossenen Smartcard Lesegerät eingesteckt ist und Sie Ihre PIN griffbereit haben.

4. Für die Nutzung registrieren

Um die Vollmachtsdatenbank nutzen zu können, müssen Sie Ihre Kanzlei einmalig registrieren. Bitte überprüfen Sie, ob Ihre VDB-Zugangskarte in Ihrem Lesegerät eingesteckt ist. Den Zugang zur Registrierung finden Sie hier.

RA/StB/WP/vBP in eigener Kanzlei mit Sitz in Deutschland können diese selbst registrieren.
Die Registrierung von Berufsgesellschaften, Sozietäten und Partnerschaften erfolgt einmalig durch einen gesetzlichen Vertreter, der über ein Zugangsmedium zur Vollmachtsdatenbank verfügt. Eine Registrierung der Kanzlei durch weitere gesetzliche Vertreter ist nicht erforderlich. Diese können die Vollmachtsdatenbank für die bereits registrierte Praxis unmittelbar nutzen, sofern sie über ein eigenes Zugangsmedium verfügen.  

5. Nutzungsvertrag abschließen

Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank setzt weder eine Mitgliedschaft bei der DATEV voraus, noch wird eine solche begründet. Für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank werden seitens DATEV 0,60 € netto pro erfasster Vollmacht und Kalenderjahr berechnet.  
Während des Registrierungsvorgangs wird automatisch ein Entwurf eines Nutzungsvertrages zwischen Ihnen und der DATEV über die Nutzung der Vollmachtsdatenbank generiert. Drucken Sie diesen Vertragsentwurf bitte aus und schicken Sie ihn unterschrieben an die DATEV zurück.

Ihre Mandantenvollmachten können Sie bereits mit Beendigung des Registrierungsvorganges in die Vollmachtsdatenbank einpflegen und verwalten (siehe diesbezüglich Schritt 6). Eine Übermittlung  Ihrer eingepflegten Mandantenvollmachten an die Finanzverwaltung ist allerdings erst nach Eingang des unterschriebenen Nutzungsvertrages bei der DATEV möglich.

6. Vollmachtsdatenbank verwenden

In der Vollmachtsdatenbank haben Sie die Möglichkeit:

  • Ihre Mandantenvollmachten einzupflegen und zu verwalten.
  • Mitarbeiter Ihrer Praxis zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank zu berechtigen („Vergabe von Untervollmachten“).
  • Mandantenvollmachten an die Finanzverwaltung zu übermitteln.

Den Zugang zur Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammer Tübingen erhalten Sie hier.

Beim Zugriff auf die Vollmachtsdatenbank stellen Sie wie bei der Registrierung bitte sicher, dass Sie Ihr Kartenlesegerät angeschlossen haben, Ihr Zugangsmedium gesteckt ist und Sie Ihre PIN griffbereit haben.  
Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank finden Sie in dem Dokument "Hilfe Vollmacht Onlineanwendung"  sowie in der Präsentation VDB und vorausgefüllte Steuererklärung. Bei Fragen oder Schwierigkeiten können Sie die „Hilfe“-Funktion der Vollmachtsdatenbank verwenden oder sich – je nach Art des Problems – an eine der folgenden Kontakte wenden:

  • Technische Fragen zur Inbetriebnahme Ihrer Zugangskarte:
    Firma Teleperformance unter der Hotline-Nummer +49 900 1673333 (9,90 € pro Anruf)
  • Fragen zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank:
    DATEV unter der Hotlinenummer +49 911 31936893 (9,00 € pro Anruf)

Sobald Sie die Mandantenvollmachten über die Vollmachtsdatenbank an die Finanzverwaltung erstmalig übermitteln, wird der Mandant von der Finanzverwaltung zu Kontrollzwecken schriftlich über Ihre Bevollmächtigung informiert. Nach Ablauf einer Widerspruchsfrist (ca. 37 Tage) wird der Zugriff auf die elektronischen Daten Ihres Mandanten freigegeben. Über die Steuersoftware Ihrer Kanzlei können Sie die Steuerdaten Ihres Mandanten abrufen.

Bitte beachten Sie: Die Finanzverwaltung kann die Vollmacht eines Mandanten insgesamt nur einmal erfassen. Sollte eine Mandantenvollmacht mehrfach hinterlegt sein, ersetzt die Vollmacht jüngeren Übermittlungsdatums eine ältere Mandantenvollmacht. Bitte stellen Sie sicher, dass es zu keinen Datenverlusten im Rahmen der Erfassung und Verwaltung der Vollmachten kommt.